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Die wichtigsten Fakten zur QR-Rechnung

Harmonisierung und Digitalisierung prägen den umfassenden Wandel des Schweizer Zahlungsverkehrs. Sie bilden die Grundlage für eine automatisierte, fehlerminimierte und damit effiziente Zahlungsabwicklung, auch dank der QR-Rechnung. Was steckt dahinter? Warum, wann und wie funktioniert sie?

Die QR-Rechnung erfüllt die Anforderungen für die medienbruchfreie, digitale Verarbeitung. Doch auch wer weiterhin Papierrechnungen erhalten will, profitiert von einem geringeren Aufwand, da Medienbrüche im Prozess zwischen Rechnungsstellung/ -versand und Zahlungsauftrag wegfallen. Der Rechnungsempfänger scannt den QR-Code zum Beispiel mit seinem Smartphone und braucht die Zahlung anschliessend, ohne zusätzliche Eingaben, nur noch freizugeben. Das mühselige Abtippen von Konto- und Referenznummern entfällt. Entscheidend ist, dass im Zahlteil ein QR-Code aufgedruckt ist, der die Zahlungsinformationen enthält. Dieser Swiss QR-Code ermöglicht die Auslösung von Zahlungen bei Banken über alle Auftragskanäle hinweg, einschliesslich Schalterzahlungen. Der Zahlteil mit Empfangsschein enthält die für die Zahlungsausführung benötigten Informationen einerseits im Swiss QR-Code (digital lesbar), andererseits in Klarschrift. Das ermöglicht dem Rechnungsempfänger, die Korrektheit der Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe zu kontrollieren und – wenn erforderlich – Zahlungen auch manuell zu erfassen.

Zwei neue Referenzen

Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden, wodurch der nahtlose Übergang von der ESR zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur mit der so genannten QR-IBAN genutzt werden, die von der Hausbank ihren Kunden mitgeteilt wird. Die Creditor Reference (SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen Logik folgt. Ausserdem kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf die Schweiz und Liechtenstein beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der SCOR-Referenz ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

Variante 1: QR-Rechnung mit QR-Referenz und QR-IBAN (ersetzt den ESR)

Variante 2: QR-Rechnung ohne Referenz (ersetzt den ES)

Optionale Funktionen

Die zwei wichtigsten optionalen Funktionen, «Alternative Verfahren» und «Rechnungsinformationen», optimieren die automatisierte Abwicklung grosser Volumen sowohl bei Rechnungsstellern als auch -empfängern: Um ihre Brückenfunktion zu anderen Zahlverfahren wahrnehmen zu können, bietet die QR-Rechnung das Feld «Alternative Verfahren» an. Dort können Informationen, die für die Verwendung desselben notwendig sind, standardisiert erfasst werden. Bei eBill zum Beispiel kann dieses Feld mit der E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers befüllt werden. So lässt sich eine QR-Rechnung automatisiert in eine eBill-Rechnung konvertieren. Das Feld «Rechnungsinformationen » ermöglicht, codierte Informationen für die automatisierte Verbuchung einer Zahlung an den Rechnungsempfänger mitzugeben, unabhängig von der Verarbeitung zahlungsrelevanter Daten. Swico, der Wirtschaftsverband der ICT- und Online-Branche, hat zu diesem Zweck eine Syntaxdefinition entwickelt.

Wie wird eine QR-Rechnung generiert?

QR-Rechnungen können in ein paar einfachen Schritten am eigenen Computer erstellt und gedruckt werden. Dabei sind einige Gestaltungsmerkmale einzuhalten. Noch einfacher geht es, wenn ein Programm von einem der zahlreichen Softwareanbieter genutzt wird. Dieses muss die Erstellung und Bezahlung der QR-Rechnung ab 30. Juni 2020 sicherstellten.

Falls Sie keine Software verwenden, müssen Sie vorerst nichts unternehmen. Ab Juli 2020 können Sie Ihre eigenen QR-Rechnungen im E-Banking erstellen oder diese wie bis anhin über die Zuger Kantonalbank bestellen.

Variante 3: QR-Rechnung mit Creditor Reference und IBAN (neue Nutzungsmöglichkeit)

Vorteile für den Rechnungssteller

  • Rechnungen selber drucken auf weissem, perforiertem Papier, d.h., die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine erübrigt sich
  • ESR-Referenznummern können weiter verwendet werden (QR-Referenz)
  • SCOR-Referenz (z.B. für Zahlungen im SEPA-Raum)
  • Kombination von Referenz und Mitteilung möglich (Freitext oder Anwendung der Swico-Syntax-Empfehlung)
  • Felder für Betrag bzw. Zahler können freigelassen werden
  • Einsatz alternativer Verfahren (z.B. eBill)

Vorteile für die Rechnungsempfänger

  • Erhalt von Rechnungsinformationen für den automatischen Buchhaltungsabgleich
  • QR-Code-Scanning ersetzt manuelle Erfassung der Zahlungsdaten
  • Abgleich korrekter Daten dank Textangabe im Zahlteil
  • Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals: E-Banking, Mobile Banking oder Schalter

Meilensteine

Theoretisch können 600'000 Firmen in der Schweiz ab 30. Juni 2020 QR-Rechnungen an ihre Kunden – Firmen oder Privatpersonen – versenden. Herr und Frau Schweizer sowie kleinere Unternehmen ohne eigene Software werden die eingehenden QR-Rechnungen über das E-Banking bzw. die Mobile Banking-Applikationen ihrer Hausbanken bezahlen können. Insbesondere Unternehmen mit eigenen Kreditoren- und Debitorenprozessen müssen bis spätestens Mitte 2020 ihre im Einsatz stehenden Softwarelösungen updaten bzw. von ihren Softwarepartnern aktualisieren lassen. Kontaktieren Sie dazu frühzeitig Ihren Softwareanbieter.

Quelle: clearit, Ausgabe 79, Kontakt: PaymentStandards.CH, www.payment-standards.ch

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