Alles neu für Rechnungsstellende und Zahlungspflichtige

Im ganzen medialen Hype der Neuerungen und all der damit verbundenen Hoffnungen und Erwartungen darf das traditionelle Bankgeschäft nicht vergessen gehen. So ist auch der traditionelle Zahlungsverkehr in einem Wandel begriffen, und die Digitalisierung wird auch das Alltagsgeschäft der weniger finanzaffinen Mitbürgerinnen und Mitbürger stark betreffen. Gemäss der SNB-Studie «Umfrage zu Zahlungsmitteln bei Schweizer Unternehmen» wird bei 83 Prozent der befragten Unternehmen eine Zahlung auf Rechnung akzeptiert, was das verbreitetste anerkannte Zahlungsmittel ist. Die Abschaffung der allseits bekannten roten und orangen Einzahlungsscheine und der Ersatz durch die QR-Rechnung wird häufig mit einem Schulterzucken hingenommen. Doch die Auswirkungen sind grösser, als oberflächlich zu vermuten ist, und die Betroffenheit des Einzelnen erscheint nicht auf den ersten Blick offensichtlich. Mit der Abschaffung der roten und orangen Einzahlungsscheine per 30. September 2022 wird nämlich nicht einfach ein altes Formular durch ein neues ausgetauscht. Auch die dahinterliegende Technologie ist eine andere. Effektiv bedeutet dies, dass Zahlungen basierend auf den alten Strukturen ab diesem Stichtag schlicht und einfach nicht mehr möglich sein werden. Vorderhand betrifft dies offensichtlich die Rechnungsstellenden, die mit eigener Software arbeiten und auf das neue Format umstellen müssen. Dahinter verbirgt sich häufig ein Buchführungssystem, das mit den heutigen Referenznummern (ESR-Nummer des orangen Einzahlungsscheins) einen Zahlungsabgleich mit ausstehenden Positionen vornimmt und auf dem die Debitorenbuchhaltung basiert. Diese Umstellung müssen die Rechnungsstellenden fristgerecht bewerkstelligen. Aber nicht nur das! Sie müssen zudem die Zahlungspflichtigen frühzeitig mit neuen Zahlungsinstruktionen ausstatten, damit nach dem 30. September 2022 keine Zahlungen mehr basierend auf orangen Einzahlungsscheinen aufgegeben werden. 

Zahlungspflichtige müssen vorterminierte Zahlungen und Daueraufträge anpassen

Die Zahlungspflichtigen müssen darauf achten, dass sie bei Zahlungen auf Termin bei orangen Einzahlungsscheinen kein Ausführungsdatum nach dem 30. September 2022 aufgeben. Hier liegt jetzt bereits das erste Problem vor: Zurzeit sind bereits viele Zahlungen vorerfasst, bei denen sich die Kundinnen und Kunden in gutem Glauben auf eine Vergütung einstellen, die aber nicht mehr möglich sein werden und noch Korrekturen und Anpassungen erforderlich machen. Die Finanzinstitute arbeiten daran, diese Vorerfassungen technisch zu unterbinden, damit sich die Anzahl betroffener Kundinnen und Kunden in Grenzen hält. Dies führt zu einem weiteren Thema: So sind zigtausende von Daueraufträgen in den Systemen der Banken verzeichnet, die eine Vergütung mit der bekannten ESR-Referenznummer aufweisen. Diese werden ebenfalls nicht mehr ausgeführt werden können, und falls die Rechnungsstellenden ihren Zahlungspflichtigen nicht mit neuen Instruktionen zur Anpassung ausstatten, werden ein Zahlungsverzug sowie eine Mahnung die Folge sein.

Die Finanzindustrie arbeitet intensiv an der Sensibilisierung zu diesem wichtigen Thema. Die Möglichkeiten zur direkten Einflussnahme der einzelnen Bank sind jedoch nicht vorhanden. Die Infrastruktur wird sich am 30. September 2022 ändern, und Zahlungen nach altem Muster werden nicht mehr funktionieren. Deshalb müssen sich die Geschäftspartner, also Zahlungspflichtige und Rechnungsstellende, neu organisieren. Wir unterstützen gerne dabei.