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QR-Rechnung

QR-Rechnung

Seit dem 30. Juni 2020 befindet sich die QR-Rechnung auf dem Markt. Sie ersetzt alle heutigen Einzahlungsscheine in der Schweiz und ist die Basis für einen effizienten und automatisierten Zahlungsverkehr.

Rechtzeitig aktiv werden

Ab dem 30. September 2022 können Zahlungen nicht mehr mit den heutigen orangen und roten Einzahlungsscheinen abgewickelt werden. Treffen Sie als Rechnungssteller oder -empfänger rechtzeitig die nötigen Vorkehrungen für die Umstellung auf die QR-Rechnung. Alle relevanten Informationen finden Sie hier

Wenn Sie als Rechnungssteller nicht aktiv werden, können Ihre Kundinnen und Kunden die in Rechnung gestellten Beträge nicht mehr begleichen und Sie erhalten keine Zahlungseingänge mehr. Zahlungspflichtige mit Daueraufträgen mit Referenznummern müssen ebenfalls mit den neuen Zahlungsinformationen ausgestattet werden, damit diese vor dem 30. September 2022 gelöscht und neu erfasst werden, da auch diese nicht mehr ausgeführt werden können. Erfolgt dies nicht, sind Zahlungsverzögerungen und Mahnungen die Folge.

Vorteile der QR-Rechnung

Für Rechnungssteller

Elektronische Über­mittlung aller Zahlungs­informationen

Rechnungsstellung in Franken und Euro

Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand

Druck auf weisses Papier (unter Berücksichtigung der Perforation)

Für Rechnungsempfänger

Alle Zahlungs­informationen im Swiss QR Code integriert

Weniger manueller Aufwand durch Scanning

Weniger Fehler beim Einlesen

Freiheit bei der Wahl des Zahlkanals: E-Banking, Mobile Banking oder Schalter

Drei Varianten der QR-Rechnung

QR-IBAN und QR-Referenz

Die QR-Referenz ist ähnlich aufgebaut wie die ESR-Referenz (oranger Einzahlungsschein) und muss zusammen mit der QR-IBAN genutzt werden. Die QR-IBAN hat eine spezielle Kennung, die zur Identifikation des Zahlverfahrens dient (immer eine 3 an der 5. Stelle der IBAN-Nummer).

IBAN ohne Referenz

Ersetzt den roten Einzahlungsschein und ist für Banküberweisungen ohne Referenz.

IBAN und Creditor Reference (SCOR)

Die SCOR-Referenz (ISO 11649) wird im europäischen Raum genutzt, zusammen mit der IBAN. Für den Schweizer Zahlungsverkehr ist diese Form der Referenznummer neu.

Broschüre Die 3 Varianten der QR-Rechnung im Überblick (PDF/356KB)

Informationen zur Umstellung

Rechnungssteller

Empfangen Sie regelmässige Zahlungen mit gleichbleibendem Betrag? Solche sind von den Zahlungspflichtigen mit grösster Wahrscheinlichkeit als Dauerauftrag angelegt – und diese müssen möglichst bald erneuert werden. Stellen Sie dazu Ihren Kundinnen und Kunden bitte bereits jetzt eine neue QR-Rechnung zu, damit sie Zeit haben, den Dauerauftrag neu zu erfassen. Nur so können Sie sicherstellen, auch nach dem 30. September 2022 die Zahlungen empfangen zu können.

Für Sie als Rechnungssteller hat die Umstellung auf die QR-Rechnung verschiedene weitere Konsequenzen. Wir haben Ihnen dazu eine Checkliste zusammengestellt.


Rechnungsempfänger

Gibt es erfasste Daueraufträge, die auf einem orangen Einzahlungsschein basieren? Ihr Rechnungssteller wird Ihnen neue Rechnungen zustellen. Achten Sie darauf, dass Sie die alten Daueraufträge löschen und die neuen erfassen.

Unsere Tipps

  • Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungssteller die Funktion eBill zulässt, aktivieren Sie den Empfang in Ihrem E-Banking und geben Sie Rechnungen schnell und sicher frei. Die Dauerfreigabe bietet sich in diesen Fällen an.
  • Nehmen Sie andernfalls die Anpassungen für Daueraufträge selbst im E-Banking vor. Sie sparen damit Verarbeitungskosten, die die Bank Ihnen bei einem Auftrag belastet.

Mit ISO 20022 wird die Verwendung der IBAN (International Bank Account Number) Pflicht. Ergänzen Sie in Ihrer Kreditorensoftware bzw. in Ihrem E-Banking, sofern noch nicht erfolgt, Ihre bestehenden Zahlungsvorlagen (Einzel- und Daueraufträge) mit der IBAN und bei Auslandzahlungen zusätzlich mit dem BIC, sobald Sie die neuen Daten vom Zahlungsempfänger oder im Zusammenhang mit der neuen QR-Rechnung erhalten haben.

Fragen und Antworten

Allgemein

Der QR-Code enthält alle relevanten Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahler, Betrag, Währung usw.

Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Code und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.

Ab dem 30. September 2022 kann nur noch mit der QR-Rechnung bezahlt werden.

Die QR-Rechnungen können wie mit den Einzahlungsscheinen gewohnt bezahlt werden. Dank der Perforation können Rechnungsempfänger den Zahlteil und den Empfangsschein bequem von der Rechnung abtrennen und entweder am Schalter oder mit einem Zahlungsauftrag per Post bezahlen.

Um ihre Brückenfunktion zu anderen Zahlverfahren wahrnehmen zu können, bietet die QR-Rechnung das Feld «Alternative Verfahren» an. Dort können Informationen, die für diese Verwendung notwendig sind, standardisiert erfasst werden. Bei eBill zum Beispiel kann dieses Feld mit der E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers befüllt werden. So lässt sich eine QR-Rechnung automatisiert in eine eBill-Rechnung konvertieren.

Rechnungssteller

QR-Rechnungen können in ein paar einfachen Schritten am eigenen Computer erstellt und gedruckt werden. Dabei sind einige Gestaltungsmerkmale einzuhalten. Noch einfacher geht es, wenn ein Programm von einem der zahlreichen Softwareanbieter genutzt wird.

Falls Sie keine Software verwenden, müssen Sie nichts unternehmen. Sie können Ihre eigenen QR-Rechnungen im E-Banking erstellen oder diese wie bis anhin über die Zuger Kantonalbank bestellen.

Eine Liste der Software-Anbieter, die die QR-Rechnung unterstützen, finden Sie hier.

Ja, es besteht Handlungsbedarf:

  • Ihre Kreditorensoftware muss in der Lage sein, QR-Rechnungen zu scannen oder in anderen Applikationen eingescannte Zahlungsaufträge zu verarbeiten. Die betroffenen Zahlungen müssen mit ihren Kreditorenpositionen korrekt abgeglichen werden.
  • Sofern Sie die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung optimieren wollen, muss Ihre Software in der Lage sein, Rechnungsinformationen (gemäss Syntaxdefinition der Swico unter swico.ch) zu verarbeiten.
  • Zur Fehlervermeidung beachten Sie ausserdem: Zahlteile mit QR-IBAN und QR-Referenz dürfen nicht als ESR bezahlt werden. Die Bezahlung als ESR kann zu einer Abweisung oder zu einer Fehlgutschrift bei der Zahlungsempfängerbank führen.
  • Überprüfen Sie schon heute Ihre Kreditoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen falls möglich strukturiert hinterlegt sind.

Ja, es besteht Handlungsbedarf:

  • Überprüfen Sie Ihre Debitoren-Stammdaten.
  • Achten Sie darauf, dass die Adressen strukturiert hinterlegt sind.
  • Klären Sie mit Ihrem Softwarelieferanten, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnungen unterstützt, und planen Sie einen baldigen Umstellungszeitpunkt (möglichst noch im Jahr 2021).
  • Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mittels camt-Meldungen verarbeiten kann.

Nein, die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» müssen eingehalten werden. Die Gestaltungsvorgaben sind im Style Guide übersichtlich zusammengefasst.

Ja, es können sowohl unstrukturierte Mitteilungen als auch strukturierte Rechnungsinformationen erfasst werden. Unstrukturierte Informationen können zur Angabe eines Zahlungszwecks oder für ergänzende Informationen verwendet werden. Rechnungsinformationen enthalten codierte Informationen für die automatisierte Verbuchung der Zahlung.

Ein «Mitteilungsfeld» (wie bisher bei den ES) gibt es nicht mehr.

Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin verwendet werden, wodurch der nahtlose Übergang von der ESR zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur mit der sogenannten QR-IBAN genutzt werden, die den Kunden von ihrer Hausbank mitgeteilt wird.